BEING YOU IS ALL IT TAKES.
MAKE MAGIC HAPPEN.

Description :

L’assistant support operationnel coordonne les divers flux (équipements, opérations avec les partenaires, stocks…) et suit des procédures administratives afin de faciliter et d’optimiser les activités de l’entité.

Responsabilités principales :

1.    Gestion administrative :
-    Traiter et résoudre les dossiers administratifs sur les outils appropriés.
-    Demander des avoirs en cas d’anomalies auprès des transporteurs.
-    Mettre à jour et tenir les documents de formation interne sur les procédures et les activités.
-    Réceptionner et archiver les contrats.
-    Rédiger des procédures de gestion de l’activité.
-    Accompagner le service facturation en préparant et en automatisant diverses procédures à l’aide de formulaires.
-    Suivre les demandes de mise à jour des comptes clients (en lien avec Master Data).

2.    Coordination interne et externe :
-    Aviser la force de vente et les prestataires de toute anomalie sur les contrats, notamment pour les équipements détenus par les clients.
-    Travailler avec les équipes techniques sur la création des types d’intervention et la planification des dates dans les systèmes.
-    Coordonner le traitement des commandes avec les équipes logistiques et techniques pour organiser les livraisons.
-    Répondre aux demandes des clients internes, externes, prestataires et fournisseurs.
-    Entretenir des relations de partenariat avec les fournisseurs, les clients et les prestataires externes.

3.    Support et relation client :
-    Support de l’outil Salesforce ou Service Max pour les utilisateurs.
-    Tester les mises à jour des outils 
-    Accompagner les initiatives et nouvelles prestations chez nos clients pour garantir leur succès et satisfaction.
-    Répondre aux demandes des clients internes et externes.

4.    Sécurité :
-    Respecter le port des protections individuelles, les gestes et postures
-    Respecter les procédures et des règles de sécurité
-    Respecter les consignes de sécurité et de protection de l'environnement dans la manipulation des matériels et des produits

Activités spécifiques

5.    Reporting et suivi logistique :
-    Suivre la conformité des comptes clients.
-    Effectuer les demandes d’échange standard de vitrines réfrigérées suite à des problèmes techniques.
-    Suivre les litiges et anomalies (réclamations clients, demandes de mise à jour des comptes clients).
-    Envoyer les statistiques aux Senior Manager Technique Terrain
-    Proposer des outils pour améliorer les performances des call centers internes et externes.
-    Réaliser des reportings / scorecard Call Center pour le pilotage de l’activité.

6.    Maintenance préventive :
-    Enregistrer dans le système pour générer une planification automatique des maintenances.
-    Commander les pièces nécessaires aux interventions de maintenance.
-    Contrôler, corriger et mettre à jour les codes articles pour les maintenances préventives saisies par les techniciens.
-    Transmettre à la finance les éléments de la clôture mensuelle commerciale pour la maintenance préventive

7.    Gestion des fluides frigorigènes :
-    Suivre la consommation des fluides frigorigènes et gérer les stocks
-    Déclarer les quantités de fluides utilisés, récupérés ou détruits.
-    Tenir un inventaire précis des fluides frigorigènes.
-    Gérer les déchets de fluides frigorigènes.

8.    Gestion des équipements :
-    Vérifier et traiter les flux d’équipements entre prestataires, corriger les anomalies de stock si nécessaire.
-    Maintenir la cohérence des statuts des équipements entre SAP et les prestataires.
-    Participer à la mise à jour du parc équipements.

Principaux interlocuteurs   

Interne : 
-    Service client : échange d’information sur la facturation/émission de devis
-    EQS/ Call Center :  échange d’informations sur le pilotage de l’activité
-    Service Client : échange d’informations sur la facturation et/ou les devis 

Externe : 
-    Clients : Transmission d’informations, suivi des dossiers
-    Prestataires : Coordination et échange d’information
-    Fournisseurs : Partage des informations de suivi sur les différentes commandes

Compétences techniques requises :
-    Maitrise des outils bureautiques – Word et Excel avancé
-    Notion d’anglais
-    Maitrise de SAP et SALES FORCE 
-    Connaissance sur ARIBA

Compétences comportementales requises :
-    Résolution de problèmes et pensée critique
-    Organisation et rigueur 
-    Communication
-    Collaboration
-    Orientation client